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CONSEJOS PARA HACER UN INVENTARIO EN TU RESTAURANTE
Ago
En un entorno tan dinámico y competitivo como la industria de la restauración, es fundamental para los propietarios y gerentes de restaurantes llevar a cabo un inventario periódico de manera efectiva.
El inventario no solo implica contar los productos y suministros disponibles en un restaurante, sino que también implica un proceso sistemático de seguimiento y control de los recursos y existencias.
Razones a considerar para hacer un inventario
Hay varias razones por las que es crucial hacer un inventario en tu restaurante. En primer lugar, proporciona una visión clara y precisa de los productos disponibles en el establecimiento.
Al mantener un registro detallado de los ingredientes, alimentos, bebidas y suministros utilizados en el restaurante, se puede tener un control exhaustivo de los niveles de existencias. Esto permite a los gerentes tomar decisiones informadas en cuanto a la reposición de los productos necesarios y evitar quedarse sin mercancía esencial.
Además, el inventario contribuye directamente a la gestión de costos y a la rentabilidad del restaurante. Si existe un conocimiento exacto de los productos disponibles, los propietarios y gerentes pueden identificar cualquier desperdicio, pérdida o robo.
Control de calidad
El inventario permite verificar la frescura y la fecha de vencimiento de los alimentos y las bebidas almacenadas. Esto ayuda a prevenir la utilización de productos vencidos o en mal estado, lo cual podría afectar la calidad de los platos servidos y, en última instancia, la satisfacción de los clientes.
Al mantener un inventario adecuado, se puede garantizar la calidad de los productos y la consistencia en la preparación de los platos, lo que fortalece la reputación del restaurante.
Planificación de menús
Asimismo, el inventario desempeña un papel clave en la planificación de menús y en la gestión de la oferta. Al conocer los ingredientes y suministros disponibles, los chefs y los encargados de la cocina pueden diseñar menús según la disponibilidad de productos frescos y estacionales.
Esto les permite maximizar la eficiencia en la preparación de platos y minimizar los desperdicios al utilizar ingredientes existentes antes de que se deterioren.
Tipos de inventario
Existen diferentes tipos de inventario que pueden ser aplicados en un restaurante, dependiendo de los productos y suministros que se manejen. Ahora bien, cada dueño debe decidir cuál aplicar tomando en cuenta las circunstancias. Con eso en mente, vemos los diferentes tipos:
Inventario permanente
También conocido como “inventario en tiempo real” o “inventario continuo”, se trata de un sistema de seguimiento constante de las existencias de productos. En este tipo de inventario, se registra la entrada y salida de cada artículo de manera individual, actualizando de forma inmediata las cantidades disponibles.
Se utiliza un sistema de software o tecnología de escaneo de códigos de barras para realizar un seguimiento preciso de los productos. El inventario permanente ofrece información actualizada en tiempo real sobre los niveles de existencias, lo que facilita la toma de decisiones sobre reabastecimiento, control de costos y gestión eficiente.
Inventario físico
El inventario físico es una forma de contar y registrar manualmente todas las existencias en el restaurante en un momento específico. Implica un recuento exhaustivo de todos los productos, ingredientes y suministros, tanto en las áreas de almacenamiento como en las estaciones de trabajo.
Durante el inventario físico, se registran las cantidades exactas de cada artículo, generalmente utilizando hojas de cálculo o formularios de inventario preestablecidos. Esta actividad se realiza de manera periódica, como mensual, trimestral o anual, según las necesidades y políticas internas del restaurante.
Cómo se elabora un inventario en Hoja Excel
Hacer un inventario de un restaurante utilizando hojas de cálculo es una forma práctica y eficiente de mantener un registro organizado de los productos y suministros disponibles.
Aquí hay algunos pasos para crear un inventario utilizando hojas de cálculo:
Preparación de la hoja de cálculo
Abre una hoja de cálculo en el programa que prefieras, como Microsoft Excel o Google Sheets. La ventaja es que con algo de práctica podrás hacerlo fácilmente.
En la primera fila, crea encabezados para cada columna, como “Nombre del producto”, “Cantidad inicial”, “Entradas”, “Salidas”, “Existencia actual” y “Unidad de medida”. Puedes personalizar los encabezados según las necesidades específicas de tu restaurante.
Listado de productos
A medida que se identifiquen cada uno de los productos y suministros que se desea incluir en el inventario, hay que registrar cada uno en una fila separada debajo de los encabezados correspondientes.
Es vital asegurarse de incluir toda la información relevante, como el nombre del producto, la unidad de medida (por ejemplo, kilogramos, litros, unidades), y la cantidad inicial disponible.
Registro de entradas y salidas
A medida que se reciban nuevos suministros o se utilicen productos en el restaurante, es importante registrar estas transacciones en las columnas correspondientes.
Por ejemplo, si se recibe un pedido de 10 kg de carne, se debe registrar esa cantidad en la columna de “Entradas”. Si se han utilizado 2 kg de carne para preparar un plato, entonces se registra esa cantidad en la columna de “Salidas”. Hay que realizar este registro cada vez que haya una entrada o salida de productos.
Cálculo de la existencia actual
Se debe crear una fórmula en la columna correspondiente a “Existencia actual” con el fin de determinar la cantidad restante de cada producto. Un método común es restar la suma de las salidas a la cantidad inicial, sumando las entradas para obtener la existencia actual. Esta fórmula se puede expresar de la siguiente manera: “=Cantidad inicial + Entradas – Salidas”.
Formato y personalización
Es posible personalizar la hoja de cálculo de acuerdo a las preferencias y necesidades particulares. Se pueden agregar colores, resaltar celdas importantes o incluso utilizar fórmulas adicionales para calcular el valor total del inventario, los costos u otros datos relevantes para el restaurante.
Actualización y mantenimiento
Es fundamental mantener el inventario debidamente actualizado y realizar revisiones periódicas. Se deben registrar con precisión y puntualidad todas las entradas y salidas de productos para reflejar con exactitud las existencias actuales.
Este proceso garantiza una gestión eficiente y un control adecuado de costos en el establecimiento. De lo contario se podría caer en el error de creer que se tiene una cantidad determinada de productos, y estar sufriendo grandes pérdidas.
Es importante destacar que el uso de hojas de cálculo proporciona una visión clara y estructurada del inventario del restaurante, lo que facilita el seguimiento de los productos y suministros disponibles.
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